Vad är en faktura?
En faktura är ett formellt krav på betalning för levererade varor eller utförda tjänster. I Sverige regleras fakturering av momslagen (mervärdesskattelagen) och bokföringslagen. Att fakturera korrekt är inte bara god affärssed — det är ett lagkrav för momsregistrerade företag.
Vad måste en faktura innehålla?
Momslagen ställer krav på vad en faktura måste innehålla för att vara giltig som underlag för momsavdrag. Saknas något av dessa uppgifter kan din kund inte dra av momsen:
- Utfärdandedatum
- Löpnummer (unikt per faktura)
- Säljarens namn, adress och organisationsnummer
- Säljarens VAT-nummer (SE + organisationsnummer + 01)
- Köparens namn och adress
- Beskrivning av sålda varor eller utförda tjänster
- Kvantitet, à-pris och totalt belopp exklusive moms
- Momssats (6 %, 12 % eller 25 %) och momsbelopp
- Totalt att betala inklusive moms
- Förfallodatum
F-skatt
Om du är godkänd för F-skatt (F-skattsedel) bör detta framgå på fakturan. Det innebär att du själv betalar dina skatter och att köparen inte behöver göra skatteavdrag på betalningen.
E-postfaktura vs. pappersfaktura
Sedan 2013 är det tillåtet i Sverige att skicka fakturor elektroniskt utan att kräva kundens uttryckliga godkännande — förutsatt att fakturan uppfyller innehållskraven. I praktiken innebär det att du kan skicka en PDF via e-post till alla kunder.
E-faktura (Peppol)
E-faktura i teknisk bemärkelse — vanligtvis via Peppol-nätverket — är ett strukturerat XML-format som tas emot direkt i mottagarens ekonomisystem utan manuell inmatning. Offentlig sektor i Sverige kräver e-faktura via Peppol sedan 2019. Endoo stödjer utskick via Peppol till mottagare som är anslutna.
Betalningstider och villkor
Vanliga betalningsvillkor i Sverige är 10, 20 eller 30 dagar netto. Enligt lagen om betalningsvillkor (2013:776) får betalningsvillkor mot konsumenter inte överstiga 30 dagar om inte konsumenten uttryckligen accepterat längre tid. Mot företag kan ni avtala om längre villkor.
Dröjsmålsränta
Vid sen betalning har du rätt att ta ut dröjsmålsränta. Referensräntan sätts av Riksbanken och dröjsmålsräntan är referensräntan + 8 procentenheter. Räntan löper från förfallodatumet om inget annat avtalats.
Påminnelser och inkasso
Påminnelseavgift
Du får ta ut en påminnelseavgift på maximalt 60 kronor per påminnelse (mot konsumenter). Mot företag är beloppet fritt att avtala. Skicka en påminnelse när fakturan passerat förfallodatum — vanligtvis 3–7 dagar efter.
Inkasso
Om betalning uteblir trots påminnelse kan du anlita ett inkassoföretag eller vända dig till Kronofogden med en ansökan om betalningsföreläggande. I Endoo kan du följa upp alla obetalda fakturor i en samlad vy.
Kreditnotor
En kreditnota är en negativ faktura — den används för att helt eller delvis häva en tidigare faktura. Det kan bero på returner, priskorrigeringar eller felaktig fakturering. En kreditnota måste referera till den ursprungliga fakturans löpnummer.
I Endoo skapar du kreditnotor med ett klick direkt från den ursprungliga fakturan. Kreditnotan bokförs automatiskt och minskar utestående fordringar.
Läs också
Har du återkommande kunder med fasta månadsbelopp? Läs om avtalsfakturering och spara timmar varje månad.